Směrnice pro správu zvláštních kategorií osobních údajů žáků podle GDPR

13.2

Směrnice pro správu zvláštních kategorií osobních údajů žáků podle GDPR

JUDr. Jitka Oliberiusová

Označení školského zařízení – např. ZŠ a MŠ, Praha 2, Jana Masaryka 21

Adresa: ...............

IČO: ...............

Ředitel: ...............

(interní číslo dokumentu)

Tato směrnice upravuje příslušné postupy a povinnosti zaměstnanců školy, jakož i třetích osob, při nakládání s osobními údaji žáků spadající do zvláštních kategorií osobních údajů.

Směrnice je závazná pro všechny zaměstnance školy, jakož i další osoby, které jsou ke škole v jiném pracovně právním vztahu (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti) či jiném právním vztahu, v jehož rámci jsou jimi poskytnuty či jimi zpracovávány osobní údaje.

2.1 Osobní údaj žáka

Osobní údaj žáka je jakýkoliv údaj vážící se ke konkrétnímu žákovi, dle kterého je žáka možné přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor.

2.2 Zvláštní kategorie osobních údajů

Do zvláštní kategorie osobních údajů spadají osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

2.3 Zaměstnanec

Zaměstnancem je pro účely této směrnice každá fyzická osoba, která se zavázala k výkonu závislé práce v pracovněprávním vztahu ke škole, a to na základě uzavřené pracovní smlouvy nebo dohody o práci konané mimo pracovní poměr, ale i jakákoli třetí osoba v jiném právním vztahu, která se zavázala k dodržování této směrnice.¹

2.4 Správce

Správcem osobních údajů je (označení školského zařízení).

2.5 Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pověřenec pro ochranu osobních údajů je osoba určená správcem. Pověřencem je ....... / Konkrétní osoba pověřence je uvedena ..........²

2.6 Zpracování údajů

Zpracováním údajů je míněna jakákoliv operace s osobními údaji či soubory osobních údajů, například jejich shromáždění, zaznamenání, uložení, vyhledání, nahlédnutí šíření či zpřístupnění.

3.1 Zaměstnanci jsou oprávněni zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů týkající se žáků výhradně, je-li to umožněno relevantními právní předpisy, zejména pak obecným nařízením o ochraně osobních údajů.

3.2 Zvláštní kategorie osobních údajů žáků mohou zaměstnanci zpracovávat pouze v případech, kdy je zpracování zvláštní kategorie osobních údajů vyžadováno a předvídáno právními předpisy, a tedy je nezbytné pro splnění právní povinnosti správce, je-li udělen výslovný souhlas žáka, z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví a dále v případech nezbytných pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů, není-li možné, aby žák udělil k takovémuto zpracování souhlas. U žáků mladších 18 let musí být tento souhlas udělen zákonným zástupcem nezletilého. Při udělování souhlasu se zpracováním zvláštních kategorií údajů jsou zaměstnanci povinni informovat zletilého žáka nebo jeho zákonného zástupce mimo jiné o možnosti souhlas kdykoliv odvolat.

3.3 Jakékoliv psychologické, lékařské či jiné průzkumy, při kterých by docházelo ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů, je možné provést pouze s písemným souhlasem se zpracováním zvláštních kategorií osobních údajů učiněným ze strany zletilého žáka nebo zákonného zástupce žáka.

3.4 Zaměstnanci jsou povinni uchovat písemně udělené souhlasy po celou dobu zpracovávání…