dnes je 28.11.2022

Input:

Vedení elektronické dokumentace

20.3.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

3.1.1
Vedení elektronické dokumentace

Bc. Lenka Polášková

Dokumentaci školy nebo školského zařízení lze vést plně v elektronické podobě. Je přijatelná také varianta, kdy dokumentaci postupně převádíme z listinné formy do formy elektronické. Vždy však s ohledem na platné právní předpisy. Není tedy nutností vést dokumentaci v listinné podobě. Není-li právním předpisem výslovně uvedeno, že dokument musí být veden v listinné podobě, nemůže kontrolní nebo jiný orgán požadovat jeho převedení z elektronické do listinné podoby jen pro potřeby kontroly. A to ani obráceně, tedy z listinné do elektronické podoby.

Školy mají povinnost podle § 3 odst. 1 písm. j) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, uchovávat dokumentaci a výběr různých typů archiválií. Tato povinnost se týká škol a školských zařízení, ovšem pozor, s výjimkou škol mateřských! V obecném rámci školy a školská zařízení vykonávají rovinu spisové služby ve zjednodušené podobě. Vycházíme z § 63 odst. 3. Toto znění upravuje převádění dokumentu v tzv. analogové podobě na dokument v tzv. digitální podobě a naopak. Jde pak o změnu datového formátu dokumentu v digitální podobě.

Neopomeňme také skutečnost a povinnost škol, školských zařízení a orgánů veřejné moci, které musejí vést datové schránky. V praxi to znamená, že pokud povedou spisovou službu v listinné podobě, musejí datové zprávy převést do téže podoby. Nutno doplnit, že i elektronická dokumentace má svá rizika. Vždy je nutné zohlednit rovinu nakládání s požadavky GDPR.

Poměrně značným rizikem se v praxi ukázalo být také zálohování dat a uchovávání digitálních dat. Tato oblast jistě vyžaduje zvýšené kompetence pedagogického týmu v oblasti IT. Od 24. dubna 2019 je účinný zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a současně je nutné vzít na zřetel zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti a o změně souvisejících zákonů (zákon o kybernetické bezpečnosti). Vždy musí být také eliminováno riziko úniku dat. Dokumentace obsahuje osobní údaje, je tedy nutné dodržet požadavky vyplývající z Ustanovení čl. 4 bod 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Obvykle se setkáváme se zakládacími listinami, různými typy protokolů, knihami úrazů, požárními knihami či lékařskými posudky. Lze je také vést v elektronické podobě, avšak musí být zohledněn § 69a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (zákon o archivnictví

Nahrávám...
Nahrávám...